Nawet jeśli dopiero zaczynasz działania w swoim biznesie online lub jako wirtualna asystentka już wiesz, czym jest email marketing, może nawet słyszałaś o jego najważniejszych zaletach. Jeśli jednak to hasło obiło Ci się tylko o uszy, to przybliżę pojęcie w najprostszych słowach.

 

E-mail marketing – czym jest i dlaczego warto go używać

 

Email marketing to zaplanowane wysyłanie maila lub wielu maili do odbiorców zapisanych na naszą listę mailingową, popularnie nazywaną listą subskrybentów. Celem takich akcji, które nazywamy kampaniami, może być informowanie o nowościach, takich jak na przykład wpis na blogu, produkt w sklepie, dodatkowa usługa lub po prostu zwrócenie uwagi na wydarzenia dotyczące danej branży. Taką formę zazwyczaj nazywamy newsletterem. Email marketing może być również użyty jako fantastyczne (ponieważ jest spersonalizowane i tanie!) narzędzie sprzedażowe.

 

Skoro już wiesz, dlaczego powinnaś znać tę formę komunikacji z klientem, czas na kolejny krok – wybór odpowiedniego programu. W agencji Resultea pracujemy z MailerLite, który przekonuje nas bardzo intuicyjnym interfejsem oraz łatwością w tworzeniu kampanii. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych znanych nam programach, zapraszam Cię do artykułu, w którym porównałyśmy dla Ciebie pięć narzędzi do email marketingu.

 

Research gotowy? To zapraszam do otwierania konta w MailerLite.

 

Start z MailerLite, krok po kroku

Po wejściu na stronę www.mailerlite.com/pl kliknij w jeden z zielonych przycisków „zarejestruj się” lub „zarejestruj się za darmo”. Oczywiście rejestracja jest darmowa w obydwu przypadkach. Wypełniamy wszystkie pola: wpisujemy nazwę swojej działalności, adres mailowy, imię i ustawiamy hasło, a następnie przyciskamy “Utwórz konto”. Na podany adres email przyjdzie link aktywacyjny, który wystarczy kliknąć i gotowe – konto jest utworzone. Ten krok wystarczy do testowania wszystkich funkcji Mailer Lite.

Natomiast, jeśli chcesz działać w MailerLite w pełni, musisz uzupełnić profil o bardziej dokładne dane: imię, nazwisko, strefę czasową. Z listy wybierasz branżę, w jakiej będziesz działać z tego konta. Możesz zmienić też język na hiszpański lub angielski, jeśli czujesz się w nich wystarczająco pewnie lub pracujesz w międzynarodowym zespole. Kolejne pytanie dotyczy narzędzi, jakich masz zamiar używać na danym koncie – możesz zaznaczyć wszystkie lub tylko wybrane opcje. W następnym kroku zostaniesz poproszona o wpisanie adresu oraz akceptację Polityki Antyspamowej. Masz też możliwość zapisania się do newslettera.

Najważniejsze zasady Polityki Antyspamowej:

 

• Osoby widniejące na Twojej liście zapisały się na nią świadomie i dobrowolnie – do dobrych praktyk należy dodanie zgody, którą trzeba ręcznie zaznaczyć oraz ustawienia „double opt-in”, przykładowo w przypadku zapisu na newsletter wymaga się dodatkowego kliknięcie w link zatwierdzający wysłany na maila;
• Zgoda na zapis do newslettera nie może być starsza niż dwa lata;
• Nie można kopiować adresów e-mail z internetu i dodawać do własnej listy subskrybentów;
• Newsletter musi zawierać link umożliwiający wypisanie się z subskrypcji;
• Nie wolno tworzyć wielu kont, ponieważ prowadziłoby do nadużyć (na przykład wysyłanie kampanii o tej samej treści z różnych kont).

 

Jest to bardzo ważny punkt, gdyż MailerLite nie chce być utożsamiany z narzędziem do spamowania i w przypadku naruszenia zasad Polityki, konto może zostać zawieszone. Warto przeczytać całość regulaminu.

 

Potwierdzanie konta

Pojawia się pytanie o posiadanie listy odbiorców. Jeśli zaznaczysz „Tak”, rozwinie się lista z pytaniami o ich liczbę oraz sposób, w jaki zbierasz zapisy. I tutaj odradzam zaznaczanie pola „Posiadam listę kupioną od zewnętrznych dostawców usług bez zgód odbiorców lub uzyskaną z ogólnodostępnych źródeł”, ponieważ jest ona niezgodna z Polityką Antyspamową MailerLite. W kolejnym okienku krótko opisz treści, jakie masz zamiar udostępniać, na przykład: pomysły na wpisy na bloga, trendy w marketingu internetowym itp.

 

Super, jeśli Twoja strona internetowa już istnieje, w kolejnym punkcie po prostu zaznaczasz jej posiadanie, wpisujesz adres www strony głównej oraz email z Twojej domeny. Co to znaczy? Nazwijmy Twoją stronę www.fajna-asystentka.pl. To jest adres, który wpisujesz jako URL, a Twój email powinien wyglądać podobnie do hello@fajna-asystentka.pl. Czyli nazwa domeny pojawia się po znaku @. To jest bardzo ważne, ponieważ nie przejdziesz weryfikacji na emailu z darmowej skrzynki pocztowej.

 

Nie masz strony internetowej, a chcesz wysyłać newsletter?

 

W sytuacji, kiedy jeszcze nie masz strony, ale działasz w social mediach, MailerLite daje Ci możliwość opisania Twojej działalności (im więcej szczegółów, tym lepiej) i dodania adresu do konta na Facebook albo Instagram.

W kolejnym kroku pojawiają się pytania o prowadzenie Email marketingu w przeszłości, więc jeśli już masz takie kampanie za sobą, to zaznaczasz tak i wybierasz platformę, z której korzystałaś. Analogicznie w przypadku pytań o sprzedaż produktów cyfrowych oraz kreatora stron. Czasami pytanie pomocnicze pojawia się po angielsku lub po polsku, ale niekoniecznie poprawnie stylistycznie. Myślę, że jednak zrozumiesz, o co chodzi. Do niedawna MailerLite nie był dostępny w ogóle w języku polskim, więc jest to spore ułatwienie.

 

Konto utworzone, ale czy zatwierdzone?

Po zatwierdzeniu informacji strona przekieruje Cię do kokpitu, a na górze strony zobaczysz komunikat na żółtym tle. Już w tej chwili możesz działać i oswajać się z funkcjami, przygotowywać szkice kampanii oraz automatyzacje, natomiast faktyczne wysyłanie maili jest możliwe dopiero po zatwierdzeniu konta przez system. W niektórych przypadkach profil nie zostaje zatwierdzony, ale nie jest to powód do stresu. Prawdopodobnie są to sytuacje, kiedy na przykład, nie masz na stronie certyfikatu SSL lub Polityki Prywatności. W tej sytuacji wystarczy, że po prostu dodasz brakujące elementy, podłączysz certyfikat SSL lub wkleisz swoją Politykę prywatności. Kiedy wszystkie elementy są na miejscu, ale dalej pojawia się problem z akceptacją – napisz mail na adres approve@mailerlite.com. Odpowiedź zazwyczaj pojawia się szybko i zawiera dokładne instrukcje, jak rozwiązać usterkę.

Webinar lub webinarium to bardzo popularne narzędzie szkoleniowe i marketingowe. Warto prowadzić webinary i dzięki temu pogłębiać relacje ze swoją społecznością. 

Zacznij od tematu

Przygotowanie webinaru należy zacząć od sformułowania tematu. Temat powinien być krótki i w zachęcający sposób opowiadać o treści webinaru.

Podobnie, jak w nagłówkach tekstów w internecie, dobrze sprawdzą się tytuły posiadające liczby, zaskakujące, mówiące o tym „jak” coś zrobić, coś osiągnąć. Mogą mieć również formę pytań.

Przykłady dobrych tytułów:

„Jak zacząć pracę jako Wirtualna Asystentka”

„10 pomysłów na dochodowy biznes online”

“7 sposobów na inwestowanie do 500 zł”

“Canva. 5 sztuczek, których nie znasz”

Struktura

Kiedy masz już dobry tytuł przygotuj strukturę. Pamiętaj, że na początku dobrze przedstawić odbiorcom agendę. Każdy lubi wiedzieć, czego może się nauczyć i jak spędzi nadchodzącą godzinę. 

Najprawdopodobniej na webinarze będą osoby, które jeszcze cię nie znają, dobrze jest im się przedstawić. To nie ma być historia Twojego życia, ale krótkie bio nawiązujące do tematyki twojej działalności. 

W dalszej kolejności zrób wstęp do tematu, a następnie przejdź do meritum. W zależności od twojej koncepcji, możesz pozwolić na zadawanie pytań w każdym momencie, ale może cię to rozpraszać, więc dobrze jest zostawić tę sekcję na sam koniec. 

Po opowiedzeniu o najważniejszych rzeczach jest świetny moment, aby w ramach podsumowania rozpocząć część sprzedażową. Może to być produkt, który w sposób naturalny daje odpowiedzi na postawione przez ciebie pytania lub jest rozwinięciem tego, o czym zdecydowałaś się mówić. Po odpowiedzi na wszystkie pytania podziękuj za uwagę i powiedz, gdzie można cię spotkać w sieci. 

Prezentacja

W momencie, kiedy struktura twojego webinaru jest już gotowa, możesz przystąpić do tworzenia prezentacji. Zadbaj o to, żeby była estetyczna, spójna i przede wszystkim ciekawa. Dobrze jest urozmaicić ją o grafiki, wykresy, a nawet krótkie nagrania. Przy okazji tworzenia prezentacji, rób notatki o tym, co chcesz powiedzieć, aby nic ci nie umknęło. Możesz też przygotować skrypt, na który będziesz zerkać w trakcie prowadzenia webinaru.

Oprawa graficzna

W zależności od tego, czy działasz sama, czy masz do dyspozycji grafika, ważne jest przygotowanie grafik promujących zapisy. Należy przygotować kilka formatów. Najpopularniejsze formaty wykorzystywane do promocji webinaru, to:

• post na Instagramie
• instastory
• zdjęcie w tle grupy na Facebooku
• zdjęcie w tle na fanpage
• post na Facebooku
• reklamy (kwadra, pion, poziom)
• grafika do newslettera

Do powyższych grafik należy również napisać teksty. 

Strona zapisów na webinar

Kolejnym krokiem będzie stworzenie landing page, na którym będzie można zapisać się na wydarzenie. Landing ten powinien być krótki, zawierać przede wszystkim korzyści wynikające z obecności na webinarze oraz formularz zapisu. Pamiętaj o odpowiednich checkboxach wynikających z prawa (RODO) oraz polityce prywatności, która powinna być tam podlinkowana. 

Teraz jest dobry czas, aby przygotować pokój webinarowy. Wybierz odpowiednią platformę, a następnie zaplanuj w niej wydarzenie. Obecnie popularny jest zoom, clickmeeting oraz myownconference. Masz już link do webinaru, który umieścisz w mailach.

Aby przygotować formularz zapisu, najczęściej konieczna będzie integracja z programem do e-mail marketingu, np. MailerLite. Możliwe jest również stworzenie landing page w takim programie. 

Wysyłka maili

Od strony technicznej, stwórz grupę np „Zapisani na webinar xyz”, a następnie powiąż ją z formularzem. Przygotuj treść double-opt in (potwierdzenia zapisu), oraz sekwencję maili. Potrzebujesz maila po zapisie, czyli podziękowanie za zapis, ewentualnie krótkie przypomnienie o dacie webinaru i najważniejsze informacje. Następnie, w tej samej sekwencji, utwórz maile przypominające o webinarze, wraz z linkiem do pokoju webinarowego.

Raczej nie ma jednej odpowiedzi na to, ile powinno być maili przypominających. Teorii jest wiele, przetestuj kilka i wybierz te, które sprawdzają się u Ciebie najlepiej. Ja stosuję przypomnienie dzień przed webinarem, następnie rano w dzień webinaru, godzinę przed oraz w momencie startu webinaru z informacją, że już zaczynamy. Przygotuj też maila po webinarze z miejscem na link do nagrania.

Przygotuj siebie i miejsce

Kiedy przychodzi czas webinaru przygotuj miejsce, w którym go poprowadzisz. Zadbaj o to żeby nikt ci nie przeszkadzał.

Najlepiej ustaw swoje miejsce na wprost okna, tak aby oświetlało cię światło naturalne. Jeśli nie jest to możliwe lub jeśli prowadzisz webinar po zmroku możesz skorzystać z lampy fotograficznej z białym światłem. Jeśli takiej nie masz i nie chcesz inwestować, wybierz po prostu miejsce, w którym będziesz dobrze oświetlona. 

Przygotuj też wszystko, co będzie ci potrzebne. Ja mam zazwyczaj zeszyt ze swoimi notatkami, długopis, szklankę z wodą, a nawet dzbanek, bo podczas webinaru naprawdę dużo się mówi. Mam też wyciszony telefon oraz ładowarkę do laptopa, która jest już podłączona do gniazdka i jeśli potrzebuję podłączyć laptopa, to robię tak żeby nikt tego nie zauważył. Wyłącz też w laptopie wszystkie aplikacje i powiadomienia, które mogą Ci przeszkadzać. Powiadom rodzinę i znajomych, którzy najczęściej się z Tobą kontaktują, że w tym czasie nie będziesz dostępna. 

Następnie przygotuj siebie. Jeśli czujesz taką potrzebę to jest dobry czas na makijaż. Ubierz się też tak aby było ci wygodnie i być może spójnie z kolorami twojej marki. 

Jesteś już gotowa, więc do dzieła 🙂

Pamiętaj o nagrywaniu webinaru. 

Po webinarze, ściągnij nagranie i wgraj je na odpowiednią platformę. Może to być Vimeo, jeśli z niego korzystasz lub bezpłatny YouTube. 

Dołącz link do nagrania do przygotowanego wcześniej maila po webinarze.

Jeśli podczas webinaru ruszyła sprzedaż twojego produktu, zaczynasz tym samym okienko sprzedażowe, ale o tym innym razem. Powodzenia w twoim pierwszym i kolejnych webinarach.

Obecnie, jednym z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia grafik jest Canva, która z pewnością przypadnie ci do gustu! Pokażę ci, jak w prosty sposób z niej korzystać i jak możesz samodzielnie stworzyć ciekawą grafikę.

Tworząc posty skierowane do naszych odbiorców w social mediach, trudno wyobrazić je sobie bez odpowiedniej oprawy graficznej. Zadbanie o stronę wizualną naszego bloga, fanpage, czy też profilu na Instagramie, powoduje większe zainteresowanie i zaangażowanie społeczności, przyczyniając się tym samym do coraz większej popularności naszych usług.

Tworzenie grafik możemy zlecić profesjonalnemu grafikowi, który zrobi to zapewne z ogromną starannością, wykorzystując do tego najlepsze narzędzia. Jeśli jednak mamy czas, ochotę i trochę wyobraźni, z powodzeniem możemy zrobić to same.

Czym jest Canva i czy poradzę sobie z jej obsługą?

Canva to internetowe narzędzie do projektowania graficznego tak naprawdę dla każdego. Nie musisz posiadać umiejętności graficznych, czy szerokiej wiedzy technicznej, aby z niego korzystać. Założenie konta jest proste, szybkie, a jeśli zdecydujesz się na pakiet podstawowy – całkowicie bezpłatne. Najważniejszym aspektem jest to, że pakiet darmowy nie oznacza braku możliwości działania. Oferuje on szereg bezpłatnych szablonów, grafik, zdjęć czy fontów. Pozwala na modyfikacje, edycję zdjęć, dodanie czegoś od siebie i korzystanie z wielotysięcznej bazy ogólnodostępnych materiałów.

Jeśli jednak postanowisz, że oferowana baza jest niewystarczająca – możesz wykupić pakiet PRO, dzięki któremu masz większy wybór szablonów i elementów graficznych.

Sama Canva to nie tylko tworzenie grafik na potrzeby social mediów. Dzięki niej możesz zaprojektować plakat, kolaże zdjęć, zaproszenia, ulotki czy też filmy. Ogranicza cię tak naprawdę tylko twoja wyobraźnia.

Dużą zaletą jest również jej różnorodność. Dostosowanie projektu pod własne potrzeby jest niezmiernie proste. Masz możliwość pełnej edycji kolorystyki, elementów, zdjęć, czy też czcionki.

Co zrobić, aby stworzyć idealną grafikę?

Mam dla ciebie kilka rad, dzięki którym twoja grafika będzie się wyróżniała wśród innych i sprawi, że stanie się elementem Twojej marki osobistej.

1.Po pierwsze, musisz zastanowić się, w jakim celu tworzysz grafikę? Czy są to cele czysto sprzedażowe? Może chcesz podzielić się ze swoimi obserwatorami ciekawymi informacjami, albo chciałabyś przekazać im sporą dawkę wiedzy w przystępnej formie? Założenie od początku, w jakim celu jest tworzona dana grafika jest ważne dla ostatecznego odbioru przez obserwatora. Osoba ta musi wiedzieć, co ma robić dalej po zobaczeniu twojego posta w social mediach.

2. Po drugie – research. Przejrzyj posty swojej konkurencji i sprawdź, jakich grafik używają. Dzięki temu, będziesz mogła stworzyć coś, co będzie się wyróżniało na tle innych. Postaw na autentyczność i prostotę.

3. Jedną z ważniejszych zasad, którą musisz się kierować przy tworzeniu grafiki jest jej rozmiar. Jest on uzależniony od miejsca, w którym chcesz opublikować swoją grafikę. Canva przychodzi tu z pomocą i udostępnia szereg projektów, dzięki którym nie musisz martwić się, który rozmiar wybrać, aby idealnie pasował pod twoje medium.

4. Jeśli nie masz pomysłu, jak rozmieścić poszczególne elementy, tak, aby były przyjemne dla odbiorcy, skorzystaj z jednego z dostępnych układów – a masz ich mnóstwo. Wybierz taki, który pasuje idealnie do tekstu, który chcesz zaprezentować. Każdy z dostępnych układów możesz zmodyfikować tak naprawdę wedle swojego uznania. Możesz zmieniać kolory, bawić się układem – obracać, przeciągać, zmniejszać i powiększać. Edytuj tekst, kolory ramek czy pozostałe elementy. Baw się również poziomem krycia – opcja “przezroczystość” pozwala na dostosowanie elementu pod własne potrzeby.

5. Pamiętaj również, aby zachować odpowiednie proporcje na grafice. Tekst ma stanowić element, który nie zabiera całości grafiki, ale przyciąga wzrok odbiorcy. Możesz dodatkowo użyć jednego z efektów tekstowych – efektu cienia, podniesienia, wydrążenia, splotu, echa, zakłóceń, czy też neonu. Nie szalej też z kilkoma rodzajami czcionek. Wybierz maksymalnie dwie – jedną do nagłówka, a drugą do tekstu.

6. Jeśli chcesz dodać trochę dynamiki, możesz użyć opcji “animuj”, dzięki której dodasz szereg różnych efektów. Są to między innymi blokowanie, oddech, pojawianie się, przesunięcie, wznoszenie i fikołek. Spowoduje to, że twoja grafika stanie się ciekawa i wzbudzająca zainteresowanie.

7. Korzystaj z bezpłatnych banków zdjęć. Jeśli nie masz Canvy PRO, to ilość elementów z przezroczystym tłem jest ograniczona. Nie masz również możliwości wycięcia tła, ale na szczęście Canva w wersji podstawowej umożliwia dodanie swoich własnych elementów. Przeszukuj więc strony takie jak: subpng, pngwing, freepngimg, purepng czy stickpngi wykorzystaj to co interesuje cię najbardziej. Pamiętaj, aby korzystać tylko ze zdjęć, które mają odpowiednią licencję. Korzystając z niesprawdzonych źródeł możesz naruszyć prawa autorskie właściciela i ostatecznie mieć przez to niemały kłopot.

8. Odpowiednio dobrana kolorystyka wpływa na pierwszy odbiór naszej grafiki i w tej kwestii trzeba szczególnie uważać, aby nie dać się ponieść fantazji. Przede wszystkim nie warto stosować zbyt jaskrawych kolorów – możemy w ten sposób sprawić, że grafika stanie się ciężka w odbiorze i ostatecznie odrzucająca dla obserwatora. Zdecydowanie bezpieczniej jest stosować stonowane, pastelowe kolory, a intensywny kolor pozostawić pojedynczym elementom. W ten sposób uzyskasz komunikat, który będzie estetyczny  i przyciągający wzrok. Jeśli masz już kolorystykę dobraną pod Twój własny branding – to świetnie. Wykorzystaj te kolory, bawiąc się ich nasyceniem, odcieniami i kryciem – uzyskasz w ten sposób swój własny, indywidualny styl, dzięki któremu będziesz kojarzona wśród twojej społeczności.

Korzystając z Canvy masz możliwość użycia generatora palety kolorów. Jeśli więc chcesz dobrać kolorystykę idealnie komponującą się ze zdjęciem – skorzystaj z tego narzędzia. Wystarczy, że wrzucisz zdjęcie, a generator sam dobierze kilka kolorów uzupełniających.

9. Pamiętaj, aby grafika była przejrzysta. Jeśli masz do przekazania dużo informacji, wykorzystaj opcję karuzeli, czyli stwórz kilka spójnych grafik, na których rozmieścisz tekst w odpowiednich proporcjach. Staraj się dobierać zdjęcia i elementy graficzne, tak, aby najważniejsza informacja nie została pominięta przez formę obrazka.

10. Canva zapewnia swoim użytkownikom szereg udogodnień, dzięki którym praca z nią jest jednym z łatwiejszych doświadczeń w tworzeniu grafik. Jeśli masz problem z idealnym rozmieszczeniem elementów, możesz skorzystać z opcji prowadnic – umożliwią one poprowadzenie linii pomocniczych. Funkcja porządkowania, która dostępna jest w zakładce “pozycja” pozwala na wyrównanie elementów względem siebie, więc jeśli nie jesteś w stanie sama stwierdzić, czy wszystko jest równo rozmieszczone – zaznacz kilka elementów i ułóż je przyciskiem “uporządkuj”.

Jeśli choć trochę Cię zainteresowałam i chciałabyś spróbować swoich sił w tworzeniu grafik, nie zastanawiaj się i włączaj Canvę. Zobaczysz jak szybko i prosto stworzysz swoje pierwsze projekty. Dzięki niej zaoszczędzisz mnóstwo czasu i ułatwisz sobie życie, przy okazji mając możliwość tworzenia spójnej oprawy graficznej swojej marki.

Jako przedsiębiorca możesz zacząć współpracę z Wirtualną Asystentką, jednak pewnie zastanawiasz się jak znaleźć Wirtualną Asystentkę, która spełni Twoje oczekiwania.

Wszystko zależy od tego, w czym potrzebujesz pomocy i jakie zadania chcesz delegować.  Każda Wirtualna Asystentka ma swoją specjalizację, czyli dziedzinę, w której jest ekspertką. Oczywiście to nie znaczy, że zamyka się na wykonywanie zadań z innych obszarów.

Dlatego pamiętaj, aby w ogłoszeniu jasno określić, jaka pomoc ze strony Wirtualnej Asystentki Cię interesuje. Zawęzisz grono osób do tych, których naprawdę potrzebujesz.

Aby znaleźć Wirtualną Asystentkę, zamiast standardowej rekrutacji możesz stworzyć ankietę. Poznasz wtedy konkretne umiejętności Wirtualnych Asystentek już podczas poszukiwań. Ustal pytania ogólne, jak i te wymagające pokazania siebie w praktyce.

Jeśli masz już gotowe ogłoszenie i zastanawiasz się, gdzie je umieścić i gdzie najlepiej szukać Wirtualnej Asystentki, to masz do wyboru kilka opcji. Lokuj swoje ogłoszenia na portalach dotyczących poszukiwania pracy, grupach dla Wirtualnych Asystentek na Facebooku lub umieszczaj konkretne zlecenia na stronach www dla pracowników zdalnych (m.in. useme.com).

Jeśli potrzebujesz kompleksowej pomocy – z kilku specjalizacji, i wiesz, że jedna Wirtualna Asystentka może być niewystarczająca, pomyśl o współpracy z agencją Wirtualnych Asystentek. Powierzając swoją firmę takiej jednostce, masz pewność, że wszystkie zadania będą wykonane całościowo. Dzięki pomocy kilku osób jednocześnie, uzyskasz to, czego potrzebuje Twoja firma i oszczędzisz czas potrzebny na tworzenie całego projektu.

Taką pomoc oferuje nasz Zespół Wirtualnych Asystentek. Zapraszamy do współpracy. Tutaj sprawdzisz w czym możemy Ci pomóc.

Pewnie zastanawiasz się czy współpraca z Wirtualną Asystentką się opłaca. W tym artykule przedstawię Ci korzyści wynikające z zatrudnienia Wirtualnej Asystentki.

Masz nadmiar pracy, nie jesteś w stanie dłużej robić wszystkiego sama. Doszłaś do momentu, że wiesz iż potrzebujesz wsparcia. Pojawia się pytanie na jakich zasadach? Czy zatrudnić kogoś na etat, czy może skorzystać z pomocy osoby samozatrudnionej?

Wydajność

Jak wynika z raportu za 2017 rok przygotowanego przez firmę VoucherCloud, w ciągu 8-godzinnego dnia pracy wydajnie pracujemy najwyżej przez 2 godziny i 53 minuty. Reszta to, przerwy na toaletę, rozmowy w kuchni, jedzenie, sprawy prywatne itd. Wyobraź sobie, że płacisz za 8 godzin pracy, a w rezultacie otrzymujesz tylko 3. To pierwszy argument za zatrudnieniem Wirtualnej Asystentki, z którą rozliczasz się za roboczo godziny, a to znaczy, że płacisz tylko za tyle ile faktycznie zostało przepracowane. 

Wirtualne Asystentki rozliczają się z każdej przepracowanej minuty, wszystko jest rejestrowane, a Ty masz dostęp do pełnego raportu. Dokładnie wiesz za co płacisz. 

Koszty

Oczywiste jest to, że zatrudniając kogoś na umowę o pracę płacisz za niego ZUS, podatki, ubezpieczenie. Współpracując z osobą samozatrudnioną, płacisz jedynie za czas jaki poświęci ona na pracę dla Ciebie. 

A co ze stanowiskiem pracy? Zatrudniając kogoś zazwyczaj musisz zapewnić mu biuro, komputer, telefon, a może nawet samochód. To ogromne koszty. Wirtualna Asystentka najczęściej pracuje w domu i ma swój własny sprzęt.

Kolejną korzyścią jest otrzymanie faktury, którą możesz wpisać w swoje koszty i odjąć od płaconego podatku, co znacznie zmniejsza faktyczne koszty poniesione na zatrudnienie Asystentki. 

Kursy i szkolenia

Przyjmując pracownika najczęściej trzeba go przeszkolić. Chcąc aby opanował nową umiejętność należy zapewnić mu kursy. Współpracując ze zdalną Asystentką tym również nie musisz się przejmować, ona sama dba o kursy i szkolenia. Często podnosi swoje kwalifikacje i uczy się nowych rzeczy, ale Ty za to dodatkowo nie płacisz.

Mniejsze zobowiązania

Współpraca z Wirtualną Asystentką jest też mniej zobowiązująca. W zależności od umowy, wypowiedzenie wynosi np miesiąc i nie wiąże się z żadnymi formalnościami i opłatami, po prostu kończysz współpracę. Co nie zawsze jest takie proste w przypadku pracownika etatowego.

Wyjeżdżając na wakacje lub mając luźniejszy czas w firmie, nie musisz płacić Asystentce stałej kwoty, wystarczy, że zastrzeżesz odpowiednio wcześniej, że w sierpniu wyjeżdżasz na urlop i będziesz miała dla niej o połowę mniej pracy, zapłacisz zatem również połowę.

Odpowiednia osoba

Nie każda Wirtualna Asystentka będzie dla Ciebie odpowiednia. Ale plusem jest to, że zatrudniasz ją zdalnie, to znaczy, że nie musisz ograniczać się tylko do swojego miasta. Być może mieszkasz za granicą, a Twoja wymarzona Asystentka na przykład w Rzeszowie 🙂

Dodatkowo powiem Ci z mojej perspektywy, że ja traktuję biznesy moich klientów prawie jak swoje. Wiem jak to jest mieć swoją firmę i jak bardzo zależy mi na jej wizerunku, dlatego wiem, że zależy i Tobie. Wiem, że firma jest dla Ciebie niezwykle cenna i zrobię naprawdę dużo żeby pomóc Ci ją rozwijać. Wierzę, że wiele z nas ma podobne podejście. Wirtualna Asystentka często po prostu stara się bardziej. Jej praca jest bardziej odpowiedzialna, to ona płaci za siebie ZUS, podatki, księgową itd, zależy jej na utrzymaniu swoich klientów. Uważam, że Wirtualne Asystentki w większości są osobami proaktywnymi, a to jest niezwykle cenne. 

Mam nadzieję, że przekonałam Cię, że współpraca z Wirtualną Asystentką się opłaca.

Zapraszam też do przeczytania: Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka.

A może chcesz się niezobowiązująco poprzyglądać jak pracuję? Zapraszam Cię na instagram gdzie pokazuję kulisy swojej pracy jako Wirtualna Asystentka.

Pytanie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i co może dla mnie zrobić, słyszę bardzo często. Dla większości przedsiębiorców nie jest to oczywiste, dlatego postaram się przybliżyć ten temat i wyjaśnić, na jakiego rodzaju pomoc możemy liczyć, myśląc o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna Asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, czyli przez internet. Najczęściej prowadzi własną działalność lub korzysta z innych form, które umożliwiają jej wystawianie faktur i rozliczanie się z klientem.

Warto zaznaczyć, że każda WA jest inna, a co się z tym wiąże, ma inną specjalizację, która podkreśla jej mocne strony. Z tego też względu wskazane jest, aby przed szukaniem odpowiedniej osoby dobrze przemyśleć, jakiego typu zadania chcielibyśmy powierzyć Wirtualnej Asystentce i zastanowić się, na jakich czynnościach szczególnie nam zależy. Kolejnym krokiem jest przygotowanie oferty w oparciu o wcześniej zapisane założenia, a w rezultacie przeprowadzenie rekrutacji. Więcej na ten temat napisałam w artykule, którego lekturę polecam każdemu na początku drogi do delegowania zadań.

Poniżej przedstawię listę specjalizacji i konkretnych działań, jakie można oddelegować Wirtualnej Asystentce. Jak już wcześniej wspomniałam, z reguły każda WA specjalizuje się w konkretnych obszarach, co powoduje, że jedna osoba nie będzie miała w swoim portfolio wszystkich czynności.

Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? – lista konkretnych działań z podziałem na specjalizacje.

Strony www

• tworzenie stron www, korzystając np. z niewątpliwie popularnej platformy www.wordpress.com, w tym prowadzenie bloga, pisanie różnego typu tekstów w oparciu o SEO, czy też publikacja postów i zdjęć
• wsparcie techniczne, tak potrzebne przy już istniejącej i działającej stronie oraz wszelkie aktualizacje, zmiany i integracje
• przygotowywanie landing page, czyli strony docelowej, na którą trafia potencjalny klient i która zachęca do dalszej wędrówki i odkrywania zasobów danej strony oferującej np. sprzedaż produktów, czy usług

Systemy mailingowe

• tworzenie bazy mailingowej, czyli pozyskiwanie odbiorców zainteresowanych naszą działalnością w internecie
• obsługa systemów mailingowych, z których na pewno jednymi z bardziej rozpowszechnionych są MailerLite lub Active Campaign
• przygotowywanie i wysyłka newsletterów do wcześniej pozyskanych odbiorców
• tworzenie automatyzacji do kursów, webinarów, produktów i co się z tym wiąże integracje z innymi programami

Sklep internetowy

• tworzenie sklepu wraz z szeregiem istotnych działań, które pozwalają na jego sprawne funkcjonowanie, tj. dodawanie produktów, dbanie o ciekawą i przyciągającą oprawę graficzną i opisową
• integracje z innymi programami
• obsługa płatności
• tworzenie i analiza statystyk, w oparciu o które planuje się strategie marketingowe i podejmuje stosowne decyzje rozwojowe
• obsługa klienta, bezsprzecznie kluczowa dla kreowania wizerunku firmy

Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest)

• tworzenie treści postów, które będą angażowały odbiorców
• administrowanie grupami na Facebooku
• przygotowywanie grafik
• odpisywanie na komentarze i wiadomości, których ogrom czasami może przytłoczyć
• tworzenie sklepów oraz obsługa klientów
• prowadzenie kont społecznościowych

Copywriting i praca z tekstem

• pisanie tekstów
• pomoc w edycji i redakcji e-booków i innych dokumentów, czy też produktów
• tworzenie transkrypcji, czyli przenoszenie nagrań na tekst pisany i jego edycja
• tłumaczenia językowe
• recykling treści, czyli ponowne wykorzystanie wcześniej publikowanych materiałów

Edycja dokumentów

• tworzenie i edycja dokumentów (Word, Pages itp),
• praca z programami Excel i Numbers, które doskonale nadają się do tworzenia różnego rodzaju analiz, statystyk i zestawień
• przygotowywanie PDF-ów
• tworzenie prezentacji

Webinary

• pomoc w przygotowywaniu webinarów, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym, w oparciu np. o research, czyli wyszukiwanie konkretnych informacji w internecie
• moderacja czatu w trakcie trwania webinaru
• przygotowywanie prezentacji, grafik i innych materiałów, które w sposób istotny wpływają na dynamikę i zainteresowanie wystąpieniem

Grafiki

• przygotowywanie ciekawych, spójnych z wizją klienta i reprezentowanej przez niego marki grafik, np. sporządzonych w świetnie sprawdzającym się w tej dziedzinie programie Canva
• edycja zdjęć
• tworzenie infografik

Obsługa klientów

• wszelka korespondencja e-mailowa, na którą składa się m.in. odpowiadanie na pytania, wątpliwości klientów, jak również stosowna reakcja na skargi
• inicjowanie kontaktu z klientem
• prowadzenie rozmów telefonicznych
• pozyskiwanie i dbanie o klienta

Kursy online

• pomoc w przygotowaniu kursów szkoleniowych, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście wsparcia technicznego
• obsługa klientów

Project management

• dbanie o terminowe i sprawne realizacje projektów
• kontakt z podwykonawcami i kontrahentami
• pilnowanie i dotrzymywanie deadline’ów, czyli ostatecznych terminów wyznaczonych na realizację zadania

Concierge

• rezerwacje biletów lotniczych i hoteli
• rezerwacje stolików w restauracjach bądź sal konferencyjnych, również w ramach organizowania bankietów, czy spotkań konferencyjnych
• zakupy przez internet
• prowadzenie kalendarza spotkań
• organizowanie podróży służbowych

Research

• wyszukiwanie informacji w internecie

Raporty

• tworzenie wszelkich raportów w oparciu o programy typu Excel, czy Numbers
• sprawdzanie i analiza statystyk

Filmy

• edycja wideo oraz dodawanie napisów
• przygotowywanie wideo na potrzeby mediów społecznościowych

Podcasty

• pomoc w przygotowaniu podcastów i opracowanie niezbędnych materiałów
• publikacje na przeznaczonych do tego platformach

Organizacja

• prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych datach i terminach
• tworzenie harmonogramu działań

Produkty

• skład i oprawa graficzna e-booków i innych produktów elektronicznych

Inne

• marketing szeptany
• umieszczanie ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
• wsparcie w księgowości
• przygotowywanie strategii marketingowych
• pomoc w procesie rekrutacji
• tworzenie i analiza ankiet

Chciałabym podkreślić, iż lista ta nie jest kompletna i nie wyczerpuje możliwości, jakie niesie ze sobą współpraca z WA. Działalność Wirtualnej Asystentki opiera się w dużej mierze na programach i platformach internetowych, które dynamicznie się rozwijają i ciągle powstają nowe, co powoduje, że asystentka jest osobą, która nieustannie się uczy i poszerza swoją wiedzę. Rozwija się w swoich specjalizacjach, a także poznaje nowe obszary, w których może się realizować, z korzyścią nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swoich klientów. Jest osobą elastyczną, co powoduje, że potrafi dostosować się do zmieniającej rzeczywistości, co w konsekwencji prowadzi do tego, iż wychodzi naprzeciw przedsiębiorcom prowadzącym działalność w różnych dziedzinach, nawet tych rzadko spotykanych, czy nietypowych.

Podsumowując uważam, że przedstawiona przeze mnie lista konkretnych działań i specjalizacji, daje czytelną informację każdemu przedsiębiorcy, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i rozwiewa wątpliwości z tym związane.

 

Coraz częściej spotykam się z tym, że moi klienci nie potrafią delegować zadań. Mimo, że chcieliby i po to szukają Wirtualnej Asystentki. 

Podejście, że ja zrobię to najlepiej jest powszechne. Ale czy słuszne? 

I tak i nie. 

To, że Ty masz swoją wizję i dokładnie wiesz jak ma wyglądać Twój projekt to fakt i dlatego przekonanie o tym, że Ty zrobisz najlepiej ma sporo prawdy. Ale wyobraź sobie, że jednak ktoś inny może to za Ciebie zrobić lepiej, szybciej, taniej lub nawet na podobnym poziomie. A tym samym odciąży Cię, da Ci więcej czasu na inne zadania, których już oddelegować się nie da. 

To jest naprawdę możliwe, musisz po pierwsze w to uwierzyć, po drugie znaleźć odpowiednią osobę, a po trzecie przekazać jej swoją wizję w odpowiedni sposób.

Co delegować?

A zanim to wszystko zrobisz, zastanów się co możesz oddelegować. 

Proponuję Ci sprawdzony sposób na wybranie zadań do oddelegowania.

1. Zakłam, że prowadzisz jeszcze niewielki biznes i nie będzie dla Ciebie problemem wypisać WSZYSTKIE czynności, którymi się obecnie zajmujesz. Skorzystaj z tabelki lub sam podziel je na kategorie.

Tu możesz pobrać tabelkę.

2. Teraz zaznacz na żółto (lub innym kolorem) wszystkie rzeczy, które absolutnie Ty musisz zrobić i nikt inny. Np. poprowadzenie webinaru, spotkanie z klientem, nagranie podcastu itd. 

3. Teraz innym kolorem zaznacz te czynności, które mógłby zrobić ktoś inny. Narazie nie zastanawiaj się kto i jak, po prostu zaznacz te, których nie musisz robić osobiście. 

4. Teraz przyjrzyj się tym, które możesz oddelegować, zwróć szczególną uwagę na kategorię. Jeśli jakaś kategoria przeważa, to wskazówka da Ciebie o jakich zdolnościach osoby potrzebujesz. 

Metoda małych kroków

Zacznij powoli. W swojej tabelce zaznacz te rzeczy, które oddelegujesz jako pierwsze. Pozwoli Ci to nabrać zaufania, nauczyć się delegowania i przekonać czy osoba, którą wybierasz jest tą, z którą faktycznie chcesz pracować. To taki okres próbny dla Was. 

Jakie zadania wybrać na początek?

Jest kilka opcji. Możesz wybrać te, które zajmują najwięcej czasu lub te które najmniej lubisz. Dzięki temu odrazu poczujesz dużą ulgę i przede wszystkim zyskasz więcej czasu, 

Oddaj mniejsze zadania, a z czasem nabierzesz zaufania i spodoba Ci się delegowanie. Niedługo nie będziesz wyobrażać sobie życia bez Asystentki. 

Bardzo ważny jest też sposób delegowania. Czasem może Ci się wydaje, że Asystentka, którą wybrałeś jest nieodpowiednia, ale zawsze wtedy zastanów się czy Twój sposób delegowania zadań jest efektywny. Czy jasno formułujesz zadania, czy tłumaczysz swoją wizję, czy dajesz klarowny feedback, czy sposób komunikacji jest kulturalny i czy Wasza współpraca ma jasno określone zasady. 

Tych punktów jest jeszcze więcej, wspomniałam tylko o tych podstawowych. 

Wierzę, że to ćwiczenie dało Ci spory pogląd na kwestię zadań w Twoim biznesie i to jak zacząć delegować zadania.