Od dawna zastanawiasz się nad podjęciem współpracy z Wirtualną Asystentką, jednak nie umiesz wyobrazić sobie, jak taka współpraca może wyglądać w praktyce?
Wiele osób prowadzących swoje biznesy zadaje sobie takie pytanie. Dziś postaram się przybliżyć ci, jak taka współpraca może wyglądać, a przede wszystkim, w jaki sposób współpracować, aby mieć szybkie efekty w swoim biznesie.
Jedno jest pewne – nie ma się czego obawiać, gdyż obu stronom zależy na jak najlepszym współdziałaniu.
Początki
Jeśli zdecydujesz się na taką współpracę – zacznij od wybrania Wirtualnej Asystentki, której chcesz powierzyć swoje zadania. Nie jest to łatwa sprawa. Wirtualnych Asystentek obecnie jest mnóstwo, co oznacza, że jest całe spektrum ich profesjonalizmu. Pracuję w tym zawodzie ponad 5 lat i wiele razy widziałam świetne WA pracujące z super klientami i.. współpracę, która okazywała się klapą, dlaczego? Zawsze mówię, że to niczyja wina, najważniejsze jest dopasowanie. Wybierz osobę, z którą rezonujesz, a także taką, która uzupełnia Twoje talenty.
Umiejętności czy charakter
Kolejna rzecz, którą zawsze powtarzam to to, że umiejętności to kwestia drugorzędna, szczególnie jeśli ktoś szybko się uczy. Wielu rzeczy może się wtedy łatwo nauczyć. Dużo ważniejszy jest charakter, a nawet postawa. Tę najlepiej oceń sama wedle własnych wytycznych. Na jakie cechy charakteru należy zwrócić szczególną uwagę? Według mnie sumienność, samodzielność i proaktywność. Te trzy składniki to bardzo duży krok przybliżający cię do sukcesu. Poza tym musi być “to coś”, czyli coś, co trudno opisać, ale powinna to wyczuć Twoja intuicja.
Zakres i zasady współpracy
Gdy dokonasz wyboru, następnym krokiem powinno być ustalenie wspólnych zasad – zapewne każdy ma swoje przyzwyczajenia i oczekiwania – warto je omówić. Wiele rzeczy wydaje się oczywiste, jednak mogą one nie być oczywiste dla innych. Warto spisać sobie te rzeczy, na których szczególnie Ci zależy i przekazać je drugiej osobie.
Kolejnym krokiem jest ustalenie zakresu współpracy. Często zgłaszają się do mnie osoby, które chcą współpracować z WA ale nie mają pojęcia, co chcą oddelegować, ile czasu ma to zajmować, jakich efektów oczekują itd. Taka współpraca jest trudna, dlatego lepiej jest te kwestie przemyśleć wcześniej.
Zazwyczaj polecam moim klientom przygotowanie tabelki, w której umieszczą WSZYSTKIE zadania, którymi obecnie się zajmują lub wszystkie, które dotyczą ich biznesu, jeśli już z kimś współpracują.
Następnie należy je przyporządkować do kategorii, które ustalisz w swojej tabelce. Np kategorie takie jak: grupa na Facebooku, fanpage, Instagram, mailing, platforma kursowa, skrzynka mailowa itd. Następnie w każdej kategorii muszą znaleźć się dokładne zadania.
W kategorii grupa na Facebooku napiszemy na przykład: – poprowadzenie live raz w tygodniu, przywitanie nowych członków raz w tygodniu, opublikowanie postu w każdy piątek itd.
W kategorii mailing napiszemy: napisanie treści cotygodniowego newslettera, zaprojektowanie grafiki, przygotowanie maila, wysyłka newslettera.
Takich zadań zapewne będzie bardzo dużo, ale to dobrze. Dobrze jest wiedzieć, ile jest do zrobienia.
Następnie zaznacz np na żółto czynności, które tylko Ty możesz zrobić. Np poprowadzenie webinaru, raczej tego nikomu nie oddelegujesz, prawda?
Następnie na kolejny kolor zaznacz te czynności, które chcesz oddelegować jako pierwsze (często ta lista się zwiększa z czasem).
Kiedy masz już gotową listę czynności, spotkaj się z wybraną WA i dokładnie omów tę listę.
Powiedz, w jakich narzędziach działasz, co jest dla Ciebie ważne, jak chcesz, żeby wyglądały wykonane zadania. Im więcej szczegółów omówicie, tym lepiej.
Komunikacja, rozliczenia, spotkania
Wybierzcie sposób komunikacji i rozliczania. Zazwyczaj Wirtualne Asystentki preferują komunikatory typu Slack, ale być może tobie wygodniej będzie kontaktować się poprzez e-mail czy telefon. To wszystko kwestia porozumienia.
Do szybkiego zarządzania zadaniami i projektami posłużą programy specjalnie do tego stworzone m.in. Asana, Trello, czy Nozbe – to te najczęściej używane przez Wirtualne Asystentki.
Dobrą praktyką jest również ustalenie terminów spotkań, wystawiania faktur i płatności.
Na pewno interesować Cię będzie jak można zweryfikować przepracowane godziny, gdyż Wirtualne Asystentki zazwyczaj pobierają płatność za konkretnie przepracowany czas. Do jego pomiaru służą narzędzia takie jak Toggl czy Hubstaff. Na końcu okresu rozliczeniowego możesz otrzymać szczegółowy raport z przepracowanych zadań.
Teraz już tylko (w zależności od zadania) pozostaje udzielenie dostępu do strony internetowej, mediów społecznościowych, newslettera czy innych narzędzi i wasza współpraca może się rozpocząć.
Jak widzisz, to nic skomplikowanego, więc jeśli pomoc Wirtualnej Asystentki jest dla ciebie niezbędna – nie zwlekaj. Bardzo szybko przekonasz się, że to była świetna decyzja – zyskasz czas i spokój.
