Pytanie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i co może dla mnie zrobić, słyszę bardzo często. Dla większości przedsiębiorców nie jest to oczywiste, dlatego postaram się przybliżyć ten temat i wyjaśnić, na jakiego rodzaju pomoc możemy liczyć, myśląc o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna Asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, czyli przez internet. Najczęściej prowadzi własną działalność lub korzysta z innych form, które umożliwiają jej wystawianie faktur i rozliczanie się z klientem.

Warto zaznaczyć, że każda WA jest inna, a co się z tym wiąże, ma inną specjalizację, która podkreśla jej mocne strony. Z tego też względu wskazane jest, aby przed szukaniem odpowiedniej osoby dobrze przemyśleć, jakiego typu zadania chcielibyśmy powierzyć Wirtualnej Asystentce i zastanowić się, na jakich czynnościach szczególnie nam zależy. Kolejnym krokiem jest przeglądanie ofert w oparciu o wcześniej przygotowane założenia, a w rezultacie przeprowadzenie rekrutacji. Więcej na ten temat napisałam w artykule, którego lekturę polecam każdemu na początku drogi do delegowania zadań.

Poniżej przedstawię listę specjalizacji i konkretnych działań, jakie można oddelegować Wirtualnej Asystentce. Jak już wcześniej wspomniałam, z reguły każda WA specjalizuje się w konkretnych obszarach, co powoduje, że jedna osoba nie będzie miała w swoim portfolio wszystkich czynności.

Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? – lista konkretnych działań z podziałem na specjalizacje.

Strony www

  • tworzenie stron www, korzystając np. z niewątpliwie popularnej platformy www.wordpress.com, w tym prowadzenie bloga, pisanie różnego typu tekstów w oparciu o SEO, czy też publikacja postów i zdjęć
  • wsparcie techniczne, tak potrzebne przy już istniejącej i działającej stronie oraz wszelkie aktualizacje, zmiany i integracje, tj. scalanie poszczególnych elementów w całość
  • przygotowywanie landing page, czyli strony docelowej, na którą trafia potencjalny klient i która zachęca do dalszej wędrówki i odkrywania zasobów danej strony oferującej np. sprzedaż produktów, czy usług

Systemy mailingowe

  • tworzenie bazy mailingowej, czyli pozyskiwanie odbiorców zainteresowanych naszą działalnością w internecie
  • obsługa systemów mailingowych, z których na pewno jednymi z bardziej rozpowszechnionych są www.mailerlite.com lub www.activecampaign.com
  • przygotowywanie i wysyłka newsletterów, w oparciu o wcześniej pozyskanych odbiorców
  • tworzenie automatyzacji do kursów, webinarów, produktów i co się z tym wiąże integracje z innymi programami

Sklep internetowy

  • tworzenie sklepu wraz z szeregiem istotnych działań, które pozwalają na jego sprawne funkcjonowanie, tj. dodawanie produktów, dbanie o ciekawą i przyciągającą oprawę graficzną i opisową
  • integracje z innymi programami
  • obsługa płatności
  • tworzenie i analiza statystyk, w oparciu o które planuje się strategie marketingowe i podejmuje stosowne decyzje rozwojowe
  • obsługa klienta, bezsprzecznie kluczowa dla kreowania wizerunku firmy

Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest)

  • tworzenie treści postów, które będą miały magnetyczną siłę przyciągania odbiorców
  • administrowanie grupami na Facebooku
  • przygotowywanie pięknych i intrygujących grafik, które z pewnością są pierwszym elementem, który powoduje zainteresowanie profilem
  • odpisywanie na komentarze i wiadomości, których ogrom czasami może przytłoczyć
  • tworzenie sklepów oraz obsługa klientów
  • prowadzenie kont społecznościowych z ukierunkowaniem na budowanie wiarygodnej i spójnej marki własnej

Copywriting i praca z tekstem

  • pisanie intrygujących i ciekawych tekstów
  • pomoc w edycji i redakcji e-booków i innych dokumentów, czy też produktów
  • tworzenie transkrypcji, czyli przenoszenie nagrań na tekst pisany i jego edycja
  • tłumaczenia językowe
  • recykling treści, czyli ponowne wykorzystanie wcześniej publikowanych materiałów, jednak wzbogaconych i zaktualizowanych

Edycja dokumentów

  • tworzenie i edycja dokumentów w Wordzie i Pages
  • praca z programami Excel i Numbers, które doskonale nadają się do tworzenia różnego rodzaju analiz, statystyk i zestawień
  • przygotowywanie PDF-ów
  • tworzenie ciekawych i dynamicznych prezentacji

Webinary

  • pomoc w przygotowywaniu webinarów, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym, w oparciu np. o research, czyli wyszukiwanie konkretnych informacji w internecie
  • moderacja czatu w trakcie trwania webinaru
  • przygotowywanie prezentacji, grafik i innych materiałów, które w sposób istotny wpływają na dynamikę i zainteresowanie wystąpieniem

Grafiki

  • przygotowywanie ciekawych, spójnych z wizją klienta i reprezentowanej przez niego marki grafik, np. sporządzonych w świetnie sprawdzającym się w tej dziedzinie programie www.canva.com
  • edycja zdjęć oraz tworzenie infografik, które z powodzeniem można wykorzystać podczas webinarów

Obsługa klientów

  • wszelka korespondencja e-mailowa, na którą składa się m.in. odpowiadanie na pytania, wątpliwości klientów, jak również stosowna reakcja na skargi
  • inicjowanie kontaktu z klientem
  • obsługa skrzynki e-mailowej
  • wykonywanie i odbieranie rozmów telefonicznych
  • pozyskiwanie i dbanie o klienta, w celu zbudowania długotrwałej i stabilnej relacji, opartej na wzajemnym szacunku i zaufaniu

Kursy online

  • pomoc w przygotowaniu kursów szkoleniowych, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście wsparcia technicznego
  • przygotowanie ciekawych i wartościowych materiałów

Project management

  • dbanie o terminowe i sprawne realizacje projektów
  • kontakt z podwykonawcami i kontrahentami
  • pilnowanie i dotrzymywanie deadline’ów, czyli ostatecznych terminów wyznaczonych na realizację zadania

Concierge

  • rezerwacje biletów lotniczych i hoteli
  • rezerwacje stolików w restauracjach bądź salek konferencyjnych, również w ramach organizowania bankietów, czy spotkań konferencyjnych
  • zakupy przez internet
  • prowadzenie kalendarza spotkań
  • organizowanie podróży służbowych

Research

  • wyszukiwanie informacji w internecie

Raporty

  • tworzenie wszelkich raportów w oparciu o programy typu Excel, czy Numbers
  • sprawdzanie i analiza statystyk

Filmy

  • edycja wideo oraz dodawanie
  • napisy do filmów
  • przygotowywanie wideo na potrzeby mediów społecznościowych

Podcasty

  • pomoc w przygotowaniu podcastów i opracowanie niezbędnych materiałów
  • publikacje na przeznaczonych do tego platformach

Organizacja

  • prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych datach i terminach
  • tworzenie harmonogramu działań

Produkty

  • skład i oprawa graficzna e-booków i innych produktów elektronicznych

Inne

  • marketing szeptany
  • umieszczanie ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
  • wsparcie w księgowości
  • przygotowywanie strategii marketingowych
  • pomoc w procesie rekrutacji
  • tworzenie i analiza ankiet

Chciałabym podkreślić, iż lista ta nie jest kompletna i nie wyczerpuje możliwości, jakie niesie ze sobą współpraca z WA. Działalność Wirtualnej Asystentki opiera się w dużej mierze na programach i platformach internetowych, które dynamicznie się rozwijają i ciągle powstają nowe, co powoduje, że asystentka jest osobą, która nieustannie się uczy i poszerza swoją wiedzę. Rozwija się w swoich specjalizacjach, a także poznaje nowe obszary, w których może się realizować, z korzyścią nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swoich klientów. Jest osobą elastyczną, co powoduje, że potrafi dostosować się do zmieniającej rzeczywistości, co w konsekwencji prowadzi do tego, iż wychodzi naprzeciw przedsiębiorcom prowadzącym działalność w różnych dziedzinach, nawet tych rzadko spotykanych, czy nietypowych.

Podsumowując uważam, że przedstawiona przeze mnie lista konkretnych działań i specjalizacji, daje czytelną informację każdemu przedsiębiorcy, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i rozwiewa wątpliwości z tym związane.