Pytanie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i co może dla mnie zrobić, słyszę bardzo często. Dla większości przedsiębiorców nie jest to oczywiste, dlatego postaram się przybliżyć ten temat i wyjaśnić, na jakiego rodzaju pomoc możemy liczyć, myśląc o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki.
Wirtualna Asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, czyli przez internet. Najczęściej prowadzi własną działalność lub korzysta z innych form, które umożliwiają jej wystawianie faktur i rozliczanie się z klientem.
Warto zaznaczyć, że każda WA jest inna, a co się z tym wiąże, ma inną specjalizację, która podkreśla jej mocne strony. Z tego też względu wskazane jest, aby przed szukaniem odpowiedniej osoby dobrze przemyśleć, jakiego typu zadania chcielibyśmy powierzyć Wirtualnej Asystentce i zastanowić się, na jakich czynnościach szczególnie nam zależy. Kolejnym krokiem jest przygotowanie oferty w oparciu o wcześniej zapisane założenia, a w rezultacie przeprowadzenie rekrutacji. Więcej na ten temat napisałam w artykule, którego lekturę polecam każdemu na początku drogi do delegowania zadań.
Poniżej przedstawię listę specjalizacji i konkretnych działań, jakie można oddelegować Wirtualnej Asystentce. Jak już wcześniej wspomniałam, z reguły każda WA specjalizuje się w konkretnych obszarach, co powoduje, że jedna osoba nie będzie miała w swoim portfolio wszystkich czynności.
Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? – lista konkretnych działań z podziałem na specjalizacje.
Strony www
- tworzenie stron www, korzystając np. z niewątpliwie popularnej platformy www.wordpress.com, w tym prowadzenie bloga, pisanie różnego typu tekstów w oparciu o SEO, czy też publikacja postów i zdjęć
- wsparcie techniczne, tak potrzebne przy już istniejącej i działającej stronie oraz wszelkie aktualizacje, zmiany i integracje
- przygotowywanie landing page, czyli strony docelowej, na którą trafia potencjalny klient i która zachęca do dalszej wędrówki i odkrywania zasobów danej strony oferującej np. sprzedaż produktów, czy usług
Systemy mailingowe
- tworzenie bazy mailingowej, czyli pozyskiwanie odbiorców zainteresowanych naszą działalnością w internecie
- obsługa systemów mailingowych, z których na pewno jednymi z bardziej rozpowszechnionych są MailerLite lub Active Campaign
- przygotowywanie i wysyłka newsletterów do wcześniej pozyskanych odbiorców
- tworzenie automatyzacji do kursów, webinarów, produktów i co się z tym wiąże integracje z innymi programami
Sklep internetowy
- tworzenie sklepu wraz z szeregiem istotnych działań, które pozwalają na jego sprawne funkcjonowanie, tj. dodawanie produktów, dbanie o ciekawą i przyciągającą oprawę graficzną i opisową
- integracje z innymi programami
- obsługa płatności
- tworzenie i analiza statystyk, w oparciu o które planuje się strategie marketingowe i podejmuje stosowne decyzje rozwojowe
- obsługa klienta, bezsprzecznie kluczowa dla kreowania wizerunku firmy
Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest)
- tworzenie treści postów, które będą angażowały odbiorców
- administrowanie grupami na Facebooku
- przygotowywanie grafik
- odpisywanie na komentarze i wiadomości, których ogrom czasami może przytłoczyć
- tworzenie sklepów oraz obsługa klientów
- prowadzenie kont społecznościowych
Copywriting i praca z tekstem
- pisanie tekstów
- pomoc w edycji i redakcji e-booków i innych dokumentów, czy też produktów
- tworzenie transkrypcji, czyli przenoszenie nagrań na tekst pisany i jego edycja
- tłumaczenia językowe
- recykling treści, czyli ponowne wykorzystanie wcześniej publikowanych materiałów
Edycja dokumentów
- tworzenie i edycja dokumentów (Word, Pages itp),
- praca z programami Excel i Numbers, które doskonale nadają się do tworzenia różnego rodzaju analiz, statystyk i zestawień
- przygotowywanie PDF-ów
- tworzenie prezentacji
Webinary
- pomoc w przygotowywaniu webinarów, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym, w oparciu np. o research, czyli wyszukiwanie konkretnych informacji w internecie
- moderacja czatu w trakcie trwania webinaru
- przygotowywanie prezentacji, grafik i innych materiałów, które w sposób istotny wpływają na dynamikę i zainteresowanie wystąpieniem
Grafiki
- przygotowywanie ciekawych, spójnych z wizją klienta i reprezentowanej przez niego marki grafik, np. sporządzonych w świetnie sprawdzającym się w tej dziedzinie programie Canva
- edycja zdjęć
- tworzenie infografik
Obsługa klientów
- wszelka korespondencja e-mailowa, na którą składa się m.in. odpowiadanie na pytania, wątpliwości klientów, jak również stosowna reakcja na skargi
- inicjowanie kontaktu z klientem
- prowadzenie rozmów telefonicznych
- pozyskiwanie i dbanie o klienta
Kursy online
- pomoc w przygotowaniu kursów szkoleniowych, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście wsparcia technicznego
- obsługa klientów
Project management
- dbanie o terminowe i sprawne realizacje projektów
- kontakt z podwykonawcami i kontrahentami
- pilnowanie i dotrzymywanie deadline’ów, czyli ostatecznych terminów wyznaczonych na realizację zadania
Concierge
- rezerwacje biletów lotniczych i hoteli
- rezerwacje stolików w restauracjach bądź sal konferencyjnych, również w ramach organizowania bankietów, czy spotkań konferencyjnych
- zakupy przez internet
- prowadzenie kalendarza spotkań
- organizowanie podróży służbowych
Research
- wyszukiwanie informacji w internecie
Raporty
- tworzenie wszelkich raportów w oparciu o programy typu Excel, czy Numbers
- sprawdzanie i analiza statystyk
Filmy
- edycja wideo oraz dodawanie napisów
- przygotowywanie wideo na potrzeby mediów społecznościowych
Podcasty
- pomoc w przygotowaniu podcastów i opracowanie niezbędnych materiałów
- publikacje na przeznaczonych do tego platformach
Organizacja
- prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych datach i terminach
- tworzenie harmonogramu działań
Produkty
- skład i oprawa graficzna e-booków i innych produktów elektronicznych
Inne
- marketing szeptany
- umieszczanie ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
- wsparcie w księgowości
- przygotowywanie strategii marketingowych
- pomoc w procesie rekrutacji
- tworzenie i analiza ankiet
Chciałabym podkreślić, iż lista ta nie jest kompletna i nie wyczerpuje możliwości, jakie niesie ze sobą współpraca z WA. Działalność Wirtualnej Asystentki opiera się w dużej mierze na programach i platformach internetowych, które dynamicznie się rozwijają i ciągle powstają nowe, co powoduje, że asystentka jest osobą, która nieustannie się uczy i poszerza swoją wiedzę. Rozwija się w swoich specjalizacjach, a także poznaje nowe obszary, w których może się realizować, z korzyścią nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swoich klientów. Jest osobą elastyczną, co powoduje, że potrafi dostosować się do zmieniającej rzeczywistości, co w konsekwencji prowadzi do tego, iż wychodzi naprzeciw przedsiębiorcom prowadzącym działalność w różnych dziedzinach, nawet tych rzadko spotykanych, czy nietypowych.
Podsumowując uważam, że przedstawiona przeze mnie lista konkretnych działań i specjalizacji, daje czytelną informację każdemu przedsiębiorcy, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i rozwiewa wątpliwości z tym związane.
