Coraz częściej spotykam się z tym, że moi klienci nie potrafią delegować zadań. Mimo, że chcieliby i po to szukają Wirtualnej Asystentki.
Podejście, że ja zrobię to najlepiej jest powszechne. Ale czy słuszne?
I tak i nie.
To, że Ty masz swoją wizję i dokładnie wiesz jak ma wyglądać Twój projekt to fakt i dlatego przekonanie o tym, że Ty zrobisz najlepiej ma sporo prawdy. Ale wyobraź sobie, że jednak ktoś inny może to za Ciebie zrobić lepiej, szybciej, taniej lub nawet na podobnym poziomie. A tym samym odciąży Cię, da Ci więcej czasu na inne zadania, których już oddelegować się nie da.
To jest naprawdę możliwe, musisz po pierwsze w to uwierzyć, po drugie znaleźć odpowiednią osobę, a po trzecie przekazać jej swoją wizję w odpowiedni sposób.
Co delegować?
A zanim to wszystko zrobisz, zastanów się co możesz oddelegować.
Proponuję Ci sprawdzony sposób na wybranie zadań do oddelegowania.
1. Zakłam, że prowadzisz jeszcze niewielki biznes i nie będzie dla Ciebie problemem wypisać WSZYSTKIE czynności, którymi się obecnie zajmujesz. Skorzystaj z tabelki lub sam podziel je na kategorie.
2. Teraz zaznacz na żółto (lub innym kolorem) wszystkie rzeczy, które absolutnie Ty musisz zrobić i nikt inny. Np. poprowadzenie webinaru, spotkanie z klientem, nagranie podcastu itd.
3. Teraz innym kolorem zaznacz te czynności, które mógłby zrobić ktoś inny. Narazie nie zastanawiaj się kto i jak, po prostu zaznacz te, których nie musisz robić osobiście.
4. Teraz przyjrzyj się tym, które możesz oddelegować, zwróć szczególną uwagę na kategorię. Jeśli jakaś kategoria przeważa, to wskazówka da Ciebie o jakich zdolnościach osoby potrzebujesz.
Metoda małych kroków
Zacznij powoli. W swojej tabelce zaznacz te rzeczy, które oddelegujesz jako pierwsze. Pozwoli Ci to nabrać zaufania, nauczyć się delegowania i przekonać czy osoba, którą wybierasz jest tą, z którą faktycznie chcesz pracować. To taki okres próbny dla Was.
Jakie zadania wybrać na początek?
Jest kilka opcji. Możesz wybrać te, które zajmują najwięcej czasu lub te które najmniej lubisz. Dzięki temu odrazu poczujesz dużą ulgę i przede wszystkim zyskasz więcej czasu,
Oddaj mniejsze zadania, a z czasem nabierzesz zaufania i spodoba Ci się delegowanie. Niedługo nie będziesz wyobrażać sobie życia bez Asystentki.
Bardzo ważny jest też sposób delegowania. Czasem może Ci się wydaje, że Asystentka, którą wybrałeś jest nieodpowiednia, ale zawsze wtedy zastanów się czy Twój sposób delegowania zadań jest efektywny. Czy jasno formułujesz zadania, czy tłumaczysz swoją wizję, czy dajesz klarowny feedback, czy sposób komunikacji jest kulturalny i czy Wasza współpraca ma jasno określone zasady.
Tych punktów jest jeszcze więcej, wspomniałam tylko o tych podstawowych.
Wierzę, że to ćwiczenie dało Ci spory pogląd na kwestię zadań w Twoim biznesie i to jak zacząć delegować zadania.
