Pytanie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i co może dla mnie zrobić, słyszę bardzo często. Dla większości przedsiębiorców nie jest to oczywiste, dlatego postaram się przybliżyć ten temat i wyjaśnić, na jakiego rodzaju pomoc możemy liczyć, myśląc o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna Asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, czyli przez internet. Najczęściej prowadzi własną działalność lub korzysta z innych form, które umożliwiają jej wystawianie faktur i rozliczanie się z klientem.

Warto zaznaczyć, że każda WA jest inna, a co się z tym wiąże, ma inną specjalizację, która podkreśla jej mocne strony. Z tego też względu wskazane jest, aby przed szukaniem odpowiedniej osoby dobrze przemyśleć, jakiego typu zadania chcielibyśmy powierzyć Wirtualnej Asystentce i zastanowić się, na jakich czynnościach szczególnie nam zależy. Kolejnym krokiem jest przygotowanie oferty w oparciu o wcześniej zapisane założenia, a w rezultacie przeprowadzenie rekrutacji. Więcej na ten temat napisałam w artykule, którego lekturę polecam każdemu na początku drogi do delegowania zadań.

Poniżej przedstawię listę specjalizacji i konkretnych działań, jakie można oddelegować Wirtualnej Asystentce. Jak już wcześniej wspomniałam, z reguły każda WA specjalizuje się w konkretnych obszarach, co powoduje, że jedna osoba nie będzie miała w swoim portfolio wszystkich czynności.

Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? – lista konkretnych działań z podziałem na specjalizacje.

Strony www

• tworzenie stron www, korzystając np. z niewątpliwie popularnej platformy www.wordpress.com, w tym prowadzenie bloga, pisanie różnego typu tekstów w oparciu o SEO, czy też publikacja postów i zdjęć
• wsparcie techniczne, tak potrzebne przy już istniejącej i działającej stronie oraz wszelkie aktualizacje, zmiany i integracje
• przygotowywanie landing page, czyli strony docelowej, na którą trafia potencjalny klient i która zachęca do dalszej wędrówki i odkrywania zasobów danej strony oferującej np. sprzedaż produktów, czy usług

Systemy mailingowe

• tworzenie bazy mailingowej, czyli pozyskiwanie odbiorców zainteresowanych naszą działalnością w internecie
• obsługa systemów mailingowych, z których na pewno jednymi z bardziej rozpowszechnionych są MailerLite lub Active Campaign
• przygotowywanie i wysyłka newsletterów do wcześniej pozyskanych odbiorców
• tworzenie automatyzacji do kursów, webinarów, produktów i co się z tym wiąże integracje z innymi programami

Sklep internetowy

• tworzenie sklepu wraz z szeregiem istotnych działań, które pozwalają na jego sprawne funkcjonowanie, tj. dodawanie produktów, dbanie o ciekawą i przyciągającą oprawę graficzną i opisową
• integracje z innymi programami
• obsługa płatności
• tworzenie i analiza statystyk, w oparciu o które planuje się strategie marketingowe i podejmuje stosowne decyzje rozwojowe
• obsługa klienta, bezsprzecznie kluczowa dla kreowania wizerunku firmy

Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest)

• tworzenie treści postów, które będą angażowały odbiorców
• administrowanie grupami na Facebooku
• przygotowywanie grafik
• odpisywanie na komentarze i wiadomości, których ogrom czasami może przytłoczyć
• tworzenie sklepów oraz obsługa klientów
• prowadzenie kont społecznościowych

Copywriting i praca z tekstem

• pisanie tekstów
• pomoc w edycji i redakcji e-booków i innych dokumentów, czy też produktów
• tworzenie transkrypcji, czyli przenoszenie nagrań na tekst pisany i jego edycja
• tłumaczenia językowe
• recykling treści, czyli ponowne wykorzystanie wcześniej publikowanych materiałów

Edycja dokumentów

• tworzenie i edycja dokumentów (Word, Pages itp),
• praca z programami Excel i Numbers, które doskonale nadają się do tworzenia różnego rodzaju analiz, statystyk i zestawień
• przygotowywanie PDF-ów
• tworzenie prezentacji

Webinary

• pomoc w przygotowywaniu webinarów, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym, w oparciu np. o research, czyli wyszukiwanie konkretnych informacji w internecie
• moderacja czatu w trakcie trwania webinaru
• przygotowywanie prezentacji, grafik i innych materiałów, które w sposób istotny wpływają na dynamikę i zainteresowanie wystąpieniem

Grafiki

• przygotowywanie ciekawych, spójnych z wizją klienta i reprezentowanej przez niego marki grafik, np. sporządzonych w świetnie sprawdzającym się w tej dziedzinie programie Canva
• edycja zdjęć
• tworzenie infografik

Obsługa klientów

• wszelka korespondencja e-mailowa, na którą składa się m.in. odpowiadanie na pytania, wątpliwości klientów, jak również stosowna reakcja na skargi
• inicjowanie kontaktu z klientem
• prowadzenie rozmów telefonicznych
• pozyskiwanie i dbanie o klienta

Kursy online

• pomoc w przygotowaniu kursów szkoleniowych, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście wsparcia technicznego
• obsługa klientów

Project management

• dbanie o terminowe i sprawne realizacje projektów
• kontakt z podwykonawcami i kontrahentami
• pilnowanie i dotrzymywanie deadline’ów, czyli ostatecznych terminów wyznaczonych na realizację zadania

Concierge

• rezerwacje biletów lotniczych i hoteli
• rezerwacje stolików w restauracjach bądź sal konferencyjnych, również w ramach organizowania bankietów, czy spotkań konferencyjnych
• zakupy przez internet
• prowadzenie kalendarza spotkań
• organizowanie podróży służbowych

Research

• wyszukiwanie informacji w internecie

Raporty

• tworzenie wszelkich raportów w oparciu o programy typu Excel, czy Numbers
• sprawdzanie i analiza statystyk

Filmy

• edycja wideo oraz dodawanie napisów
• przygotowywanie wideo na potrzeby mediów społecznościowych

Podcasty

• pomoc w przygotowaniu podcastów i opracowanie niezbędnych materiałów
• publikacje na przeznaczonych do tego platformach

Organizacja

• prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych datach i terminach
• tworzenie harmonogramu działań

Produkty

• skład i oprawa graficzna e-booków i innych produktów elektronicznych

Inne

• marketing szeptany
• umieszczanie ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
• wsparcie w księgowości
• przygotowywanie strategii marketingowych
• pomoc w procesie rekrutacji
• tworzenie i analiza ankiet

Chciałabym podkreślić, iż lista ta nie jest kompletna i nie wyczerpuje możliwości, jakie niesie ze sobą współpraca z WA. Działalność Wirtualnej Asystentki opiera się w dużej mierze na programach i platformach internetowych, które dynamicznie się rozwijają i ciągle powstają nowe, co powoduje, że asystentka jest osobą, która nieustannie się uczy i poszerza swoją wiedzę. Rozwija się w swoich specjalizacjach, a także poznaje nowe obszary, w których może się realizować, z korzyścią nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swoich klientów. Jest osobą elastyczną, co powoduje, że potrafi dostosować się do zmieniającej rzeczywistości, co w konsekwencji prowadzi do tego, iż wychodzi naprzeciw przedsiębiorcom prowadzącym działalność w różnych dziedzinach, nawet tych rzadko spotykanych, czy nietypowych.

Podsumowując uważam, że przedstawiona przeze mnie lista konkretnych działań i specjalizacji, daje czytelną informację każdemu przedsiębiorcy, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i rozwiewa wątpliwości z tym związane.

 

Jeśli myślisz, że praca w domu jest dla Ciebie, to po pierwszym entuzjastycznym hurra i wizji pracowania w piżamie popijając gorącą kawę, pomyśl czy to na pewno coś dla Ciebie.

Jak się o tym przekonać?

Najlepiej porozmawiaj z kimś kto tak pracuje. Poproś aby przedstawił Ci plusy i minusy takiego sposobu pracy.

Przemyśl szczególnie minusy.

Poza tym zastanów się dlaczego myślisz, że praca w domu jest dla Ciebie, co ma Ci to dać? Więcej czasu? Pieniędzy? Możliwość pracy z dzieckiem w domu?

Od razu mogę Ci powiedzieć, że większość z tych rzeczy to mity. 

Czy chcę Cię zniechęcić? Nie, raczej przygotować na rozczarowanie albo na to, że nie będzie łatwo.

Ale do rzeczy…

Powiedzmy, że przeanalizowałaś już za i przeciw i wszelkie niedogodności pracy online Cię nie przerażają, zdecydowałaś, że wchodzisz w to. 

I co dalej?

Być może masz już zawód, który z łatwością pogodzisz z pracą w domu. Na przykład jesteś graficzką, korektorką, nauczycielką języków. Ale jeśli ciągle jeszcze szukasz swojej drogi to na początku zrób porządny research.

Są dwie drogi

Możesz znaleźć zdalną pracę w jakiejś firmie. Jeśli posługujesz się biegle językiem angielskim nie ograniczaj się tylko do rynku polskiego. Na zachodzie ta forma pracy jest bardziej popularna i zazwyczaj lepiej płatna. Zajrzyj na takie strony jak:

https://weworkremotely.com

https://www.workingnomads.co/jobs

https://remoteok.io

https://remote.co/remote-jobs/

https://www.workingnomads.co/jobs

https://nodesk.co

Druga opcja to praca na własny rachunek. Ale i tutaj masz opcje. Jeśli chcesz przetestować taką formę pracy nie zakładaj od razu firmy. Spróbuj rozliczać się przez takie platformy jak use.me lub działaj w ramach działalności nierejestrowej. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj: 

https://legalnybiznesonline.pl/firma-bez-zus-dochody-bez-firmy/

Możesz też skorzystać z inkubatorów przedsiębiorczości, np:

AIP.

Ok wiesz już jak się rozliczać, ale gdzie znaleźć inspiracje do znalezienia ścieżki?

Powiem Ci, że jeśli jesteś zdecydowana na prace przez internet to wbrew pozorom już dużo wiesz 🙂

Proponuję Ci zrobić porządny research, stworzyć listę 50 czy nawet 100 rzeczy, które możesz robić i po kolei skreślać te, które totalnie nie są dla Ciebie. Zostaw 10, które brzmią interesująco, a potem poczytaj o nich. Dowiedz się co musisz umieć, wiedzieć, jakie kursy zrobić żeby zacząć. Przelicz swój budżet. Poczytaj o plusach i minusach tej pracy. Porozmawiaj z kimś kto taką pracę wykonuję, a potem zaproponuj, że chętnie odbędziesz darmowy staż w celu przyuczenia. 

Tak, na początku możesz nawet pracować za darmo, niestety to jedna z lepszych dróg dla początkujących. Jeśli poczujesz, że coś już umiesz powoli zwiększasz stawkę, w między czasie ciągle się ucz, doskonal i zwiększaj stawki.

Taka była moja droga i taką Ci polecam.

No dobra ale gdzie znaleźć pierwszych klientów?

To wszystko zależy od branży, w której zdecydujesz się działać. Warto poszukać na portalach typu use.me itd… choć przyznam szczerze, że szukałam na nich zleceń na początku i nic nie znalazłam, jest bardzo duża konkurencja, ciężko się przebić, szczególnie bez doświadczenia.

Co Ci polecam?

Dwie rzeczy.

Po pierwsze Facebook. Tak znalazłam swoje pierwsze zlecenia. Poszukaj tyle grup na Facebooku ile się da w Twoje branży, w wielu z nich znajdziesz ogłoszenia, zapytania o współpracę, rekrutacje. Sprawdzaj je codziennie i odpowiadaj na ogłoszenia (Uwaga!! wedle tego co jest napisane tzn. nie pisz w wiadomości prywatnej, jeśli jest napisane żeby napisać maila itd.).

Przeszukaj też ogólne grupy biznesowe, tam też często pojawiają się ogłoszenia różnych branż.

Możesz też sama zapytać, opisz swoją sytuację, powiedz czego poszukujesz, zapytaj, na pewno otrzymasz dużo podpowiedzi, może nawet pojawią się jakieś propozycje.

Po drugie wychodź z inicjatywą. Na Facebooku, innych mediach społecznościowych lub przez maila. 

Poszukaj osoby/firmy/profile/organizacje, które lubisz, obserwujesz, podziwiasz, które z Tobą rezonują i napisz do nich. Przedstaw się, powiedz co umiesz, co możesz im zaoferować, w czym pomóc. Daj się poznać i zapamiętać.

Polecam przygotować niestandardową ofertę/wiadomość, coś dzięki czemu zostaniesz zapamiętana, na przykład, krótki filmik, w którym mówisz o sobie i swoich umiejętnościach.

Jeśli dostaniesz pierwsze zlecenie to będziesz miała z górki. Pracuj tak dobrze jak umiesz, cały czas się ucz, rób kursy, czytaj książki z branży. Twórz portfolio i zbieraj opinie. Tak jak pisałam wyżej, zacznij od niskiej stawki, być może od pracy za darmo lub stażu i niech stawki rosną wraz z Twoim doświadczeniem i umiejętnościami. 

Następnym zagadnieniem w temacie praca w domu, jest organizacja. To duży temat, w sam raz na osobny wpis. Ale warto się z nim zapoznać zanim zdecydujesz się na pracę zdalną. Być może Twoje wyobrażenie pracy przez internet jest zupełnie inne niż rzeczywistość.