Nawet jeśli dopiero zaczynasz działania w swoim biznesie online lub jako wirtualna asystentka już wiesz, czym jest email marketing, może nawet słyszałaś o jego najważniejszych zaletach. Jeśli jednak to hasło obiło Ci się tylko o uszy, to przybliżę pojęcie w najprostszych słowach.

 

E-mail marketing – czym jest i dlaczego warto go używać

 

Email marketing to zaplanowane wysyłanie maila lub wielu maili do odbiorców zapisanych na naszą listę mailingową, popularnie nazywaną listą subskrybentów. Celem takich akcji, które nazywamy kampaniami, może być informowanie o nowościach, takich jak na przykład wpis na blogu, produkt w sklepie, dodatkowa usługa lub po prostu zwrócenie uwagi na wydarzenia dotyczące danej branży. Taką formę zazwyczaj nazywamy newsletterem. Email marketing może być również użyty jako fantastyczne (ponieważ jest spersonalizowane i tanie!) narzędzie sprzedażowe.

 

Skoro już wiesz, dlaczego powinnaś znać tę formę komunikacji z klientem, czas na kolejny krok – wybór odpowiedniego programu. W agencji Resultea pracujemy z MailerLite, który przekonuje nas bardzo intuicyjnym interfejsem oraz łatwością w tworzeniu kampanii. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o innych znanych nam programach, zapraszam Cię do artykułu, w którym porównałyśmy dla Ciebie pięć narzędzi do email marketingu.

 

Research gotowy? To zapraszam do otwierania konta w MailerLite.

 

Start z MailerLite, krok po kroku

Po wejściu na stronę www.mailerlite.com/pl kliknij w jeden z zielonych przycisków „zarejestruj się” lub „zarejestruj się za darmo”. Oczywiście rejestracja jest darmowa w obydwu przypadkach. Wypełniamy wszystkie pola: wpisujemy nazwę swojej działalności, adres mailowy, imię i ustawiamy hasło, a następnie przyciskamy “Utwórz konto”. Na podany adres email przyjdzie link aktywacyjny, który wystarczy kliknąć i gotowe – konto jest utworzone. Ten krok wystarczy do testowania wszystkich funkcji Mailer Lite.

Natomiast, jeśli chcesz działać w MailerLite w pełni, musisz uzupełnić profil o bardziej dokładne dane: imię, nazwisko, strefę czasową. Z listy wybierasz branżę, w jakiej będziesz działać z tego konta. Możesz zmienić też język na hiszpański lub angielski, jeśli czujesz się w nich wystarczająco pewnie lub pracujesz w międzynarodowym zespole. Kolejne pytanie dotyczy narzędzi, jakich masz zamiar używać na danym koncie – możesz zaznaczyć wszystkie lub tylko wybrane opcje. W następnym kroku zostaniesz poproszona o wpisanie adresu oraz akceptację Polityki Antyspamowej. Masz też możliwość zapisania się do newslettera.

Najważniejsze zasady Polityki Antyspamowej:

 

• Osoby widniejące na Twojej liście zapisały się na nią świadomie i dobrowolnie – do dobrych praktyk należy dodanie zgody, którą trzeba ręcznie zaznaczyć oraz ustawienia „double opt-in”, przykładowo w przypadku zapisu na newsletter wymaga się dodatkowego kliknięcie w link zatwierdzający wysłany na maila;
• Zgoda na zapis do newslettera nie może być starsza niż dwa lata;
• Nie można kopiować adresów e-mail z internetu i dodawać do własnej listy subskrybentów;
• Newsletter musi zawierać link umożliwiający wypisanie się z subskrypcji;
• Nie wolno tworzyć wielu kont, ponieważ prowadziłoby do nadużyć (na przykład wysyłanie kampanii o tej samej treści z różnych kont).

 

Jest to bardzo ważny punkt, gdyż MailerLite nie chce być utożsamiany z narzędziem do spamowania i w przypadku naruszenia zasad Polityki, konto może zostać zawieszone. Warto przeczytać całość regulaminu.

 

Potwierdzanie konta

Pojawia się pytanie o posiadanie listy odbiorców. Jeśli zaznaczysz „Tak”, rozwinie się lista z pytaniami o ich liczbę oraz sposób, w jaki zbierasz zapisy. I tutaj odradzam zaznaczanie pola „Posiadam listę kupioną od zewnętrznych dostawców usług bez zgód odbiorców lub uzyskaną z ogólnodostępnych źródeł”, ponieważ jest ona niezgodna z Polityką Antyspamową MailerLite. W kolejnym okienku krótko opisz treści, jakie masz zamiar udostępniać, na przykład: pomysły na wpisy na bloga, trendy w marketingu internetowym itp.

 

Super, jeśli Twoja strona internetowa już istnieje, w kolejnym punkcie po prostu zaznaczasz jej posiadanie, wpisujesz adres www strony głównej oraz email z Twojej domeny. Co to znaczy? Nazwijmy Twoją stronę www.fajna-asystentka.pl. To jest adres, który wpisujesz jako URL, a Twój email powinien wyglądać podobnie do hello@fajna-asystentka.pl. Czyli nazwa domeny pojawia się po znaku @. To jest bardzo ważne, ponieważ nie przejdziesz weryfikacji na emailu z darmowej skrzynki pocztowej.

 

Nie masz strony internetowej, a chcesz wysyłać newsletter?

 

W sytuacji, kiedy jeszcze nie masz strony, ale działasz w social mediach, MailerLite daje Ci możliwość opisania Twojej działalności (im więcej szczegółów, tym lepiej) i dodania adresu do konta na Facebook albo Instagram.

W kolejnym kroku pojawiają się pytania o prowadzenie Email marketingu w przeszłości, więc jeśli już masz takie kampanie za sobą, to zaznaczasz tak i wybierasz platformę, z której korzystałaś. Analogicznie w przypadku pytań o sprzedaż produktów cyfrowych oraz kreatora stron. Czasami pytanie pomocnicze pojawia się po angielsku lub po polsku, ale niekoniecznie poprawnie stylistycznie. Myślę, że jednak zrozumiesz, o co chodzi. Do niedawna MailerLite nie był dostępny w ogóle w języku polskim, więc jest to spore ułatwienie.

 

Konto utworzone, ale czy zatwierdzone?

Po zatwierdzeniu informacji strona przekieruje Cię do kokpitu, a na górze strony zobaczysz komunikat na żółtym tle. Już w tej chwili możesz działać i oswajać się z funkcjami, przygotowywać szkice kampanii oraz automatyzacje, natomiast faktyczne wysyłanie maili jest możliwe dopiero po zatwierdzeniu konta przez system. W niektórych przypadkach profil nie zostaje zatwierdzony, ale nie jest to powód do stresu. Prawdopodobnie są to sytuacje, kiedy na przykład, nie masz na stronie certyfikatu SSL lub Polityki Prywatności. W tej sytuacji wystarczy, że po prostu dodasz brakujące elementy, podłączysz certyfikat SSL lub wkleisz swoją Politykę prywatności. Kiedy wszystkie elementy są na miejscu, ale dalej pojawia się problem z akceptacją – napisz mail na adres approve@mailerlite.com. Odpowiedź zazwyczaj pojawia się szybko i zawiera dokładne instrukcje, jak rozwiązać usterkę.

Pytanie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i co może dla mnie zrobić, słyszę bardzo często. Dla większości przedsiębiorców nie jest to oczywiste, dlatego postaram się przybliżyć ten temat i wyjaśnić, na jakiego rodzaju pomoc możemy liczyć, myśląc o zatrudnieniu Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna Asystentka to osoba, która pracuje zdalnie, czyli przez internet. Najczęściej prowadzi własną działalność lub korzysta z innych form, które umożliwiają jej wystawianie faktur i rozliczanie się z klientem.

Warto zaznaczyć, że każda WA jest inna, a co się z tym wiąże, ma inną specjalizację, która podkreśla jej mocne strony. Z tego też względu wskazane jest, aby przed szukaniem odpowiedniej osoby dobrze przemyśleć, jakiego typu zadania chcielibyśmy powierzyć Wirtualnej Asystentce i zastanowić się, na jakich czynnościach szczególnie nam zależy. Kolejnym krokiem jest przygotowanie oferty w oparciu o wcześniej zapisane założenia, a w rezultacie przeprowadzenie rekrutacji. Więcej na ten temat napisałam w artykule, którego lekturę polecam każdemu na początku drogi do delegowania zadań.

Poniżej przedstawię listę specjalizacji i konkretnych działań, jakie można oddelegować Wirtualnej Asystentce. Jak już wcześniej wspomniałam, z reguły każda WA specjalizuje się w konkretnych obszarach, co powoduje, że jedna osoba nie będzie miała w swoim portfolio wszystkich czynności.

Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? – lista konkretnych działań z podziałem na specjalizacje.

Strony www

• tworzenie stron www, korzystając np. z niewątpliwie popularnej platformy www.wordpress.com, w tym prowadzenie bloga, pisanie różnego typu tekstów w oparciu o SEO, czy też publikacja postów i zdjęć
• wsparcie techniczne, tak potrzebne przy już istniejącej i działającej stronie oraz wszelkie aktualizacje, zmiany i integracje
• przygotowywanie landing page, czyli strony docelowej, na którą trafia potencjalny klient i która zachęca do dalszej wędrówki i odkrywania zasobów danej strony oferującej np. sprzedaż produktów, czy usług

Systemy mailingowe

• tworzenie bazy mailingowej, czyli pozyskiwanie odbiorców zainteresowanych naszą działalnością w internecie
• obsługa systemów mailingowych, z których na pewno jednymi z bardziej rozpowszechnionych są MailerLite lub Active Campaign
• przygotowywanie i wysyłka newsletterów do wcześniej pozyskanych odbiorców
• tworzenie automatyzacji do kursów, webinarów, produktów i co się z tym wiąże integracje z innymi programami

Sklep internetowy

• tworzenie sklepu wraz z szeregiem istotnych działań, które pozwalają na jego sprawne funkcjonowanie, tj. dodawanie produktów, dbanie o ciekawą i przyciągającą oprawę graficzną i opisową
• integracje z innymi programami
• obsługa płatności
• tworzenie i analiza statystyk, w oparciu o które planuje się strategie marketingowe i podejmuje stosowne decyzje rozwojowe
• obsługa klienta, bezsprzecznie kluczowa dla kreowania wizerunku firmy

Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest)

• tworzenie treści postów, które będą angażowały odbiorców
• administrowanie grupami na Facebooku
• przygotowywanie grafik
• odpisywanie na komentarze i wiadomości, których ogrom czasami może przytłoczyć
• tworzenie sklepów oraz obsługa klientów
• prowadzenie kont społecznościowych

Copywriting i praca z tekstem

• pisanie tekstów
• pomoc w edycji i redakcji e-booków i innych dokumentów, czy też produktów
• tworzenie transkrypcji, czyli przenoszenie nagrań na tekst pisany i jego edycja
• tłumaczenia językowe
• recykling treści, czyli ponowne wykorzystanie wcześniej publikowanych materiałów

Edycja dokumentów

• tworzenie i edycja dokumentów (Word, Pages itp),
• praca z programami Excel i Numbers, które doskonale nadają się do tworzenia różnego rodzaju analiz, statystyk i zestawień
• przygotowywanie PDF-ów
• tworzenie prezentacji

Webinary

• pomoc w przygotowywaniu webinarów, zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym, w oparciu np. o research, czyli wyszukiwanie konkretnych informacji w internecie
• moderacja czatu w trakcie trwania webinaru
• przygotowywanie prezentacji, grafik i innych materiałów, które w sposób istotny wpływają na dynamikę i zainteresowanie wystąpieniem

Grafiki

• przygotowywanie ciekawych, spójnych z wizją klienta i reprezentowanej przez niego marki grafik, np. sporządzonych w świetnie sprawdzającym się w tej dziedzinie programie Canva
• edycja zdjęć
• tworzenie infografik

Obsługa klientów

• wszelka korespondencja e-mailowa, na którą składa się m.in. odpowiadanie na pytania, wątpliwości klientów, jak również stosowna reakcja na skargi
• inicjowanie kontaktu z klientem
• prowadzenie rozmów telefonicznych
• pozyskiwanie i dbanie o klienta

Kursy online

• pomoc w przygotowaniu kursów szkoleniowych, zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście wsparcia technicznego
• obsługa klientów

Project management

• dbanie o terminowe i sprawne realizacje projektów
• kontakt z podwykonawcami i kontrahentami
• pilnowanie i dotrzymywanie deadline’ów, czyli ostatecznych terminów wyznaczonych na realizację zadania

Concierge

• rezerwacje biletów lotniczych i hoteli
• rezerwacje stolików w restauracjach bądź sal konferencyjnych, również w ramach organizowania bankietów, czy spotkań konferencyjnych
• zakupy przez internet
• prowadzenie kalendarza spotkań
• organizowanie podróży służbowych

Research

• wyszukiwanie informacji w internecie

Raporty

• tworzenie wszelkich raportów w oparciu o programy typu Excel, czy Numbers
• sprawdzanie i analiza statystyk

Filmy

• edycja wideo oraz dodawanie napisów
• przygotowywanie wideo na potrzeby mediów społecznościowych

Podcasty

• pomoc w przygotowaniu podcastów i opracowanie niezbędnych materiałów
• publikacje na przeznaczonych do tego platformach

Organizacja

• prowadzenie kalendarza, przypominanie o ważnych datach i terminach
• tworzenie harmonogramu działań

Produkty

• skład i oprawa graficzna e-booków i innych produktów elektronicznych

Inne

• marketing szeptany
• umieszczanie ogłoszeń na portalach ogłoszeniowych
• wsparcie w księgowości
• przygotowywanie strategii marketingowych
• pomoc w procesie rekrutacji
• tworzenie i analiza ankiet

Chciałabym podkreślić, iż lista ta nie jest kompletna i nie wyczerpuje możliwości, jakie niesie ze sobą współpraca z WA. Działalność Wirtualnej Asystentki opiera się w dużej mierze na programach i platformach internetowych, które dynamicznie się rozwijają i ciągle powstają nowe, co powoduje, że asystentka jest osobą, która nieustannie się uczy i poszerza swoją wiedzę. Rozwija się w swoich specjalizacjach, a także poznaje nowe obszary, w których może się realizować, z korzyścią nie tylko dla siebie, ale przede wszystkim dla swoich klientów. Jest osobą elastyczną, co powoduje, że potrafi dostosować się do zmieniającej rzeczywistości, co w konsekwencji prowadzi do tego, iż wychodzi naprzeciw przedsiębiorcom prowadzącym działalność w różnych dziedzinach, nawet tych rzadko spotykanych, czy nietypowych.

Podsumowując uważam, że przedstawiona przeze mnie lista konkretnych działań i specjalizacji, daje czytelną informację każdemu przedsiębiorcy, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka i rozwiewa wątpliwości z tym związane.